Projet

Général

Profil

Campagne 2017 bilan social

Cette page recense les éléments de documentation concernant la campagne 2017 du bilan social à partir de l'application Agirhe RH ; voir pour archive les éléments publiés concernant la campagne 2015.

La nouvelle application Bilan Social de l'ANDCDG sert désormais de support pour la réalisation de l'enquête ; elle permet de demander aux collectivités les éléments liés au bilan social, à Handitorial, au RASSCT ainsi que des informations GPEC. Une passerelle permet d'exporter les données carrières d'Agirhe RH vers ce nouvel outil bilan.

Mise à jour des données collectivités

Pour l'utilisation de l'export carrières vers le nouvel outil bilan social de l'ANDCDG, il est nécessaire de disposer de numéros SIRET à jour pour chaque collectivité active au 31/12/2017.

Il est proposé la procédure de vérification et de mise à jour suivante :

  • Se connecter sur le site Agirhe RH de votre CDG, puis aller sur le menu Statistiques > Statistiques Générales, et en choisissant la rubrique Données collectivités. Choisir ensuite « Collectivités avec SIRET invalide », puis cliquer sur « Excel » : cela générera un fichier Excel contenant la liste des collectivités ayant un numéro SIRET à vérifier (manquant, invalide, avec un numéro non répertorié, un numéro ne correspondant pas au siège de l’établisssement, ou avec un type de collectivité différent de celui de la base SIRENE). La comparaison est effectuée par rapport à une extraction de la base SIRENE de l’INSEE datant du 1er janvier 2018.

  • Choisir ensuite sur ce même écran « Extraction base SIRENE INSEE » pour récupérer une extraction Excel des collectivités et établissements publics issus de la base de l’INSEE, afin de trouver les numéros SIRET valides. Ces informations sont à modifier dans chaque fiche collectivité concernée dans Agirhe, au niveau de la section « Immatriculation » ; ouvrir pour cela sur le même écran Agirhe pour naviguer dans la fiche de la collectivité et modifier si besoin le n° SIRET et le type, et simultanément le fichier Excel généré à partir de l'extraction INSEE, en se focalisant sur les colonnes suivantes :
  • colonne B : n° SIRET ;
  • colonne F : libellé de la collectivité ;
  • colonne G : permet de différencier le siège de la collectivité de ses annexes (régies, écoles, services disposant d'un budget annexe,...) ;
  • colonne J : ADRESSE 2, libellé permettant d'identifier les services annexes de la collectivité ;
  • colonne U : VILLE : permet d'identifier plus facilement certains syndicats intercommunaux ;
  • colonne X : type de collectivité renseigné au niveau du fichier à SIRET ; à modifier dans Agirhe si possible si un problème de correspondance est indiqué dans le fichier des numéros SIRET à vérifier

A noter qu'il est nécessaire de détenir des droits en écriture sur la partie Collectivités pour modifier ces données : prendre contact avec votre collègue en charge des droits sous Agirhe si ce n'est pas le cas.

  • Le fichier indiquant les numéros SIRET à vérifier peut contenir des collectivités dissoutes dont le compte n'a pas été désactivé (case dissoute cochée sur la section Indentification) dans Agirhe, pour permettre par exemple un accès en archive aux éléments saisis avant sa dissolution. Ces collectivités ne sont pas présentes dans le fichier d'extraction INSEE. Le numéro SIRET n'est donc pas à modifier dans ce cas ; il est par contre fortement conseillé d'indiquer au niveau de la fiche collectivité, sur la section "Affiliation", le champ "Date de dissolution". Renseigner ce champ ne désactive pas les accès de la collectivité.

  • De nouveau sur la page Statistiques > Statistiques générales, Le choix « Extraction pour transfert des collectivités vers outil bilan social ANDCDG » permet d’obtenir directement le fichier de transfert des données collectivités spécifié par le CIG Grande Couronne. La transmission a été effectuée début janvier pour l'ensemble des CDG utilisateurs d'Agirhe.

En cas de changement de numéro de SIRET d'une collectivité après le 1er janvier 2018, cette information peut être mise à jour (par les gestionnaires CDG ou directement par les collectivités) dans Agirhe sans interférence avec l'outil bilan social : un historique des codes valides saisis dans Agirhe au 1er janvier 2018 est conservé en base de données.

Format d'échanges de données carrières

Génération du fichier

L'application Bilan Social permet d'importer les données carrières issues d'Agirhe afin de faciliter la saisie agents par agents par les collectivités (en alternative, mais pas en complément d'un pré-remplissage avec la N4DS). Cela fonctionne via la génération dans Agirhe d'un fichier au format XML, qui doit par la suite être transféré dans l'application Bilan Social par chaque CDG. Il permet de pré-remplir les informations suivantes :
  • Identité de l'agent (nom / prénom / date de naissance / civilité)
  • Informations statutaires (type de contrat / grade / cadre d'emplois)
  • Durée hebdomadaire de travail, temps complet / non complet et motif de temps non complet
  • Date de dernier avancement de grade, d'échelon ou de dernière promotion interne
  • Date de titularisation
  • Position au 31/12 (activité ou particulière)
  • Motif d'arrivée si l'agent a été recruté en cours d'année
  • Motif de départ si l'agent est parti en cours d'année
  • Type et nombre de jours d'absences si renseigné
  • Type et nombre de jours de formations si renseigné
  • Métier exercé (issu du module fiche de poste si saisi, ou en alternative du bilan social 2015)

A noter que dans le cas des agents disposant de plusieurs carrières au sein d'une même collectivité (cas par exemple des agents détachés sur emploi fonctionnel sur leur collectivité), seule la première ligne trouvée est prise en compte dans l'application bilan social ; les informations dans ce cas sont donc à compléter et à modifier au niveau de la saisie agents par agents du bilan social.

Pour générer le fichier dans Agirhe, la procédure est la suivante :
  • Se connecter sur Agirhe, avec un compte administrateur
  • Aller sur le menu Paramétrages > Paramétrages Dates
  • Cliquer sur le bouton "Génération du fichier d'échanges BS 2017" ; le traitement peut prendre quelques minutes
  • Au bout de quelques instants, se rendre sur la page Documents > Documents ; un fichier nommé export_agirhe_rh.xml devrait être présent. Le télécharger et l'enregistrer sur votre poste de travail.

Ce fichier devra ensuite être importé dans l'application Bilan Social, via le menu "Import base carrières" en étant connecté sur le compte d'un CDG.

Un traitement automatique va ensuite traiter ce fichier. Une demi-heure après le dépôt du fichier, retourner sur la page "Import base carrières". Le fichier doit apparaître avec le statut "Fichier intégré", et un tableau apparait avec la liste des collectivités susceptibles d'importer leur base carrière ; il est alors nécessaire de cocher la case présente dans la dernière colonne du tableau pour leur permettre d'utiliser ces données pour pré-remplir leur bilan social. Au niveau du paramétrage des enquêtes, il faut également sélectionner "Oui" sur la colonne "Base carrières" pour chaque collectivité concernée.

Cette procédure peut être effectuée plusieurs fois, chaque nouvel import écrasant le précédent ; elle est cependant à réaliser avant l'ouverture de l'enquête aux collectivités. Les informations concernant les agents sont générées à partir de l'historique des arrêtés, à la date du 31/12 : le contenu du fichier ne varie donc pas selon sa date de génération.

Spécifications

La page Format_d'échanges_Agirhe_Bilan_Social_2017 contient les spécifications techniques du fichier d'échange.